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Grundlagen Exporte

Mithilfe unserer Bemusterungsexporte können Sie die im Konfigurator getroffene Auswahl zusammenfassen und für Kunden bzw. Nachunternehmer nutzbar machen.

Übersicht

Navigation zur Export-Übersicht

Die einzelnen Schritte werden im folgenden Video dargestellt:

Auszuführende Schritte:

  1. Öffnen Sie das gewünschte Projekt
  2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Export


Export Vorlage erstellen

reINVENT bietet zwei Varianten für den PDF-Export an: Einzel-Exporte pro Wohneinheit sowie die Möglichkeit, einen Export für alle Wohnungen durchzuführen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Vorlage erstellen. Der Prozess zur Erstellung einer Vorlage ist dabei grundsätzlich identisch.

Bevor Sie starten: Gehen Sie zum Exporte-Reiter. Wie das geht erfahren Sie im Abschnitt  "Navigation zur Export-Übersicht"

Auszuführende Schritte:

  1. Klicken Sie in dem Block "Daten einer bestimmten Immobilie" oder "Daten mehrerer Immobilien" auf "+ Neue Vorlage"
  2. Geben Sie der Vorlage einen Namen
    Name_Exportvorlage
  3. Fügen Sie mithilfe des Buttons "+ Block hinzufügen "einen individuellen Block hinzu. Weitere Blöcke können auf dieselbe Weise ergänzt werden, wobei sie jeweils an der Stelle positioniert werden, an der die Schaltfläche '+ Block hinzufügen' geklickt wird. Genauere Informationen zu den einzelnen Möglichkeiten finden Sie im Abschnitt "Zusätzliche Blocks"
  4. Fügen Sie den Block "Positionen" hinzu, um Bemusterungs- und Sonderwunschpositionen aufzulisten und konfigurieren Sie den Block nach Ihren Bedürfnissen. Eine ausführliche Erläuterung der Konfigurationsmöglichkeiten ist im Abschnitt "Bemusterungspositionen strukturieren" zu finden.
  5. Klicken Sie auf "Vorschau", um sich am Beispiel der ersten Immobilie den Export anzuschauen.
  6. Klicken Sie oben rechts auf "Speichern"

Die Vorlage kann nun sowohl unter "Exporte" als auch in der Immobilienmappe abgerufen werden.

Funktionalitäten Exporte

Im Folgenden lernen Sie die Einstellungen eines Exports genauer kennen, um den Export ihren Vorlieben und Bedürfnissen anzupassen.

Bemusterungspositionen strukturieren

Bemusterungspositionen können sortiert und gruppiert und gefiltert werden. Zudem lässt sich das Layout durch Ein- und Ausblenden der Zeilen und Spalten verändern.

Positionen-1
  1. Filtern
    • Positionstyp: Entscheiden Sie, ob Sonderwunsch- und /oder Konfiguratorpositionen im Export dargestellt werden sollen.
    • Gewerk: Filtern Sie nach bestimmten Gewerken, wie z.B.  HLS
    • Raum: Filtern Sie den Export nach bestimmten Räumen. Diese Option steht zur Verfügung, sobald sie einen konkreten Export erstellen. Im Rahmen der Vorlagen ist diese Einstellung nicht möglich.
    • Status: Filtern Sie nach dem Positions-Status, welchen Sie im Reiter "Positionen" einsehen und bearbeiten können.
  2. Sortieren
    Sie können die Positionen nach Positionsnummern (aufsteigend/absteigend), Raum und Status sortieren.
  3. Gruppieren
    Wenn Sie mehrere Positionen gleicher Art gruppieren möchten, können Sie dies nach Gewerk, Raum, Kapitel und Positionstyp.
  4. Layout anpassen (Zeilen & Spalten)
    Sie haben die Möglichkeit, Ihrem Layout verschiedene Zeilen und Spalten hinzuzufügen bzw. zu entfernen, um die von Ihnen gewünschten Daten darzustellen.

Zusätzliche Blocks

Zusätzlich zu den Bemusterungspositionen im Hauptteil können Sie Ihrem Export weitere Blöcke hinzufügen, wie verschiedene Versionen eines Kopfbereichs, Freitextfelder und ein Unterschriftenfeld.

  • Kopfbereich
    • Empfänger/Absender: Die Daten für den Empfänger werden automatisch aus den Kundendaten bzw. Nutzerdaten generiert. Die Absenderinformationen stammen von der Firma des angemeldeten Nutzers. Diese Daten können nach dem Abruf der Vorlage manuell angepasst werden.
    • Titel: Vergeben Sie einen Titel bzw. Betreff
    • Variablen Betreff:  Nutzen Sie Variablen im Betreff, um automatisch Informationen wie "Projekt-Titel", "Gliederungseinheit", "Stockwerk" und "Immobilie" einzufügen.
    • Variablen Text: Verwenden Sie Variablen im Text für eine persönliche Ansprache und fügen Sie automatisch Informationen wie "Immobilie", "Vorname Nachname Nutzer" und "E-Mail Adresse Kundenbetreuer" ein.
  • Frist: Ergänzen Sie eine Frist Angabe in Ihrem Export.
  • Freitext: Verwenden Sie das Freitextfeld für zusätzliche Informationen. Sie können eine Überschrift und "normalen" Text ergänzen.
  • Anhänge: Fügen Sie die Option "Anhänge" hinzu, um später Anhänge anzufügen.
  • Seitenumbruch: Nutzen Sie den Seitenumbruch, wenn Sie bestimmte Elemente auf der nächsten Seite haben möchten, z. B. Anschreiben auf Seite 1 und Bemusterungspositionen ab Seite 2.
  • Unterschrift Empfänger: Fügen Sie ein Feld für die Unterschrift des Empfängers ein.

Export-Vorlage aufrufen

In reINVENT sind die Exportvorlagen an zwei Stellen verfügbar. Sie können sie entweder über die Immobilienmappe aufrufen, wo nur die Exporte pro Immobilie zu finden sind, oder über den Reiter "Exporte", wo sowohl die Exporte pro Immobilie als auch die übergreifenden Exporte abgerufen werden können.

Immobilienmappe

Auszuführende Schritte:

  1. Klicke auf den Reiter "Immobilien"
  2. Klicke auf "Öffnen" bei der gewünschten Immobilie
  3. Klicken Sie in den Reiter "Positionen"
  4. Klicken Sie auf den Button "Export"
  5. Wählen Sie eine Sonderwunschvorlage aus
  6. Passen Sie optional den Namen des Exports sowie die Blöcke an
  7. Klicken Sie auf "Vorschau"
  8. Klicken Sie auf, "Speichern in reINVENT", "Speichern und Herunterladen" oder "Per E-Mail versenden". Die genauen Unterschiede erfahren Sie im Abschnitt "Exporte speichern, herunterladen und senden"

Im Reiter "Export"

Auszuführende Schritte:

  1. Klicke auf den Reiter "Exporte"
  2. Suchen Sie die passende Exportvorlage und klicken Sie bei dieser auf "Export erstellen..."
  3. Wählen Sie die gewünschte Immobilie aus und klicken Sie auf "Export erstellen..."
  4. Passen Sie optional den Namen des Exports sowie die Blöcke an
  5. Klicken Sie auf "Vorschau"
  6. Klicken Sie auf, "Speichern in reINVENT", "Speichern und Herunterladen" oder "Per E-Mail versenden". Die genauen Unterschiede erfahren Sie im Abschnitt "Exporte speichern, herunterladen und senden"

Hinweis: Der Schritt 3 fällt weg, wenn Sie einen Export im Bereich "Daten mehrerer Immobilien" ausführen

 

Exporte speichern, herunterladen und senden

Exporte können problemlos direkt im System gespeichert werden. Dabei besteht die Möglichkeit, mehrere Speicherorte auszuwählen. Zusätzlich kann der Export entweder direkt heruntergeladen oder über DocuSign versendet werden.

Speicherort bei "Daten einer bestimmten Immobilie"

Sie haben die Möglichkeit, einen oder mehrere Speicherorte für Ihren Export entweder bereits in der Vorlage oder erst in der Kundenversion auszuwählen. Standardmäßig werden Exporte in der entsprechenden Immobilie unter "Exportdokumente" abgelegt. Darüber hinaus können Sie zusätzliche Kopien im System erstellen, beispielsweise für einen Nachunternehmer oder um die Datei direkt im Kunden-Cockpit zu speichern.

Speichern in reINVENT

Auszuführende Schritte:

Um die nachfolgenden Schritte ausführen zu können, müssen Sie sich entweder in der Exportvorlage oder in einem immobilienspezifischen Export befinden.

  1. Klicken Sie hinter "Kopie 1" auf "Ordner auswählen"
  2. Klicken Sie optional auf das "+", um weitere Speicherorte anzulegen

Der Ordner Kundendokumente muss jeweils immobilienspezifisch ausgewählt werden und kann nicht allgemein vordefiniert werden.

Speicherort bei "Daten mehrerer Immobilien"

Der Exportbereich "Daten mehrerer Immobilien" ist speziell für Exporte an Nachunternehmer ausgerichtet. Sie können Kopien des Exports direkt in einen oder mehrere Nachunternehmerordner speichern sowie einen individuellen Speicherort auswählen. Beim Auswahl eines Gewerks wird standardmäßig das Exportdokument im entsprechenden Nachunternehmer- oder Planer-Ordner unter Dateien -> Gewerk -> Nachunternehmer oder Planer abgelegt.

Speoicherort_NU

Auszuführende Schritte:

Um die nachfolgenden Schritte ausführen zu können, müssen Sie sich entweder in der Exportvorlage oder in einem konkreten Export befinden.

  1. Klicken Sie hinter "Export" auf "Gewerk oder Ordner auswählen"
  2. Wählen Sie einen Speicherort
    Speicherort_NU_mehrere_Immobilien
  3. Verfahren Sie optional genauso mit "Kopie 1"
  4. Klicken Sie optional auf das "+", um weitere Speicherorte anzulegen

Speichern, herunterladen und senden

Sobald der Export fertig eingerichtet und die Speicherorte festgelegt sind, kann das Dokument über den Button "Vorschau" gespeichert, heruntergeladen und/oder versendet werden.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Speichern in reINVENT: Das Dokument wird in den eingerichteten Ordnern abgelegt.
  • Speichern und Herunterladen: Das Dokument wird in den eingerichteten Ordnern abgelegt und auf ihren Rechner heruntergeladen.
  • Per DocuSign versenden: Ein neues Fenster zu DocuSign wird geöffnet, wo Sie die Möglichkeit haben, entsprechende Felder wie z.B. eine digitale Unterschrift zu ergänzen.