E-Mail-Vorlagen anpassen

Themenübersicht:

1. Navigation zu projektübergreifenden E-Mail-Vorlagen
2. Navigation zu projektbezogenen E-Mail-Vorlagen
3. E-Mail-Vorlage verwalten
4. Test-E-Mail versenden

1. Navigation zu projektübergreifenden E-Mail-Vorlagen

Projektübergreifende E-Mails werden versendet, wenn der Empfänger keinem Projekt eindeutig zugeordnet werden kann (z.B. Einladung eines Nutzers). Im folgenden Video ist dargestellt, wie Sie zur Übersicht der projektübergreifenden E-Mail-Vorlagen gelangen: 

Auszuführende Schritte:

1. Wählen Sie auf der Startseite "E-Mail-Vorlagen"
2. Klicken Sie zur Bearbeitung der gewünschten Vorlage auf das Stiftsymbol . Folgende zentrale Vorlagen können angepasst werden:
   • "Dokument unterschrieben"
   • "E-Mail-Adresse ändern"
   • "Einladung Projektbeteiligte" (wird an alle Bauträger und Partner versendet - An Kunden wird eine individuelle projektbezogene E-Mail versandt)
   • "Einladung zu Umfragen"
   • "Neue Datei Version"
   • "Passwort vergessen"

Hinweise: 

• Der "Absender" der E-Mails kann sich zwischen den einzelnen Vorlagen unterscheiden:
  • Bauträger
  • Beliebig (jeder Bauträger und Projektbeteiligte kann diese E-Mail versenden)
  • System (E-Mails werden ohne Einfluss des Bauträgers automatisch vom System verschickt)
• Für die automatischen E-Mails wird das zuvor eingestellte Bauträgerlogo übernommen
• Die E-Mails sind für alle Bauprojekten identisch und sollten daher keine projektspezifischen Inhalte enthalten

2. Navigation zu den projektbezogenen E-Mail-Vorlagen

Projektbezogene E-Mails werden versendet, wenn der Empfänger einem konkreten Projekt zugeordnet werden kann (z.B. als Käufer einer Immobilie). Im folgenden Video ist dargestellt, wie Sie zur Übersicht der projektbezogenen E-Mail-Vorlagen gelangen:

Auszuführende Schritte:

1. Wählen Sie auf der Startseite Ihr gewünschtes Projekt aus
2. Klicken Sie links in der Leiste auf „E-Mail-Vorlagen“
3. Klicken Sie zur Bearbeitung der gewünschten Vorlage auf das Stiftsymbol  .
   Folgende zentrale Vorlagen können z.B. angepasst werden:
   • "Einladung zu einer Immobilie + Einladung Dashboard" (erste E-Mail an Kunden, um Account zu aktivieren)
   • "Dokument für Kunde hochgeladen" (automatische E-Mail, wenn ein neues Dokument im Kunden-Cockpit zur Verfügung steht)
   • "Bestätigung Kontaktaufnahme an Interessenten" (nur bei Erweiterung Vermarktung notwendig - Wird an Interessenten versendet, die das Kontaktformular eingereicht haben)

Hinweise: 

• Der "Absender" der E-Mails kann sich zwischen den einzelnen Vorlagen unterscheiden:
  • Bauträger
  • Beliebig (jeder Bauträger und Projektbeteiligte kann diese E-Mail versenden)
  • System (E-Mails werden ohne Einfluss des Bauträgers automatisch vom System verschickt)

• Für die E-Mails wird das Bauträgerlogo und das Projektlogo aus den Projekteinstellungen übernommen. Sollte dort kein Bauträgerlogo hinterlegt sein, wird das Bauträgerlogo aus "Einstellungen" übernommen
• Die Logos und der Text der Mail sind in der Primärfarbe hinterlegt

3. E-Mail-Vorlage verwalten

Die E-Mail-Vorlagen von projektübergreifenden sowie projektbezogenen E-Mails können individuell angepasst werden. 

Auszuführende Schritte:

1. Öffnen Sie (wie oben beschrieben) die Übersicht der projektübergreifenden oder projektbezogenen E-Mail-Vorlagen
2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol hinter dem Titel der E-Mail-Vorlagen, die Sie bearbeiten möchten
3. Konfigurieren Sie folgende Attribute der E-Mail-Vorlage:
   • "Betreff" (es wird empfohlen den Projektnamen im Betreff anzugeben)
   • "Inhalt"
   • "Variable" (die grau hinterlegten Felder sind Variablen, die automatisch angepasst werden. Wenn Sie eine neue Variable einfügen möchten, dann Sie bei dem Dropdown über dem Textfeld die jeweilige Variable auswählen)

Hinweise: 

• Die Variable "Begrüßung (Sehr geehrte/r ...)" enthält auch die Anrede und den Nachnamen des Empfängers, außer Sie haben bei einem Kunden eine individuelle Begrüßung hinterlegt
• In der Signatur wird aus rechtlichen Gründen immer reINVENT im Footer angezeigt. Geben Sie aus diesem Grund stets zusätzlich die Kontaktinformationen der relevanten Ansprechpartner*in oder eine zentrale Kontaktinformation an
• Um das Format der späteren E-Mail anzuzeigen, klicken Sie unter dem Text auf "Vorschau". Alternativ können Sie sich am Ende der Seite eine Test-E-Mail zusenden lassen
• Über den Button "Auf Standard zurücksetzen" setzen Sie die Vorlage zurück (Logos und Farbgestaltung der projektbezogenen E-Mails passen sich automatisch der CI vom Kunden-Cockpit bzw. von der Login-Seite an und können daher nicht zurückgesetzt werden)
• Bitte beachten Sie die verschiedenen Empfangstypen, wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger senden:
  • Empfänger (für alle sichtbar)
  • CC (carbon copy, für alle sichtbar)
  • bcc (blind carbon copy, nur für den Verfasser sichtbar)

  ---

  4. Test-E-Mail senden

  Am Ende jeder E-Mail-Vorlage besteht die Option, eine Test-E-Mail zu versenden. Dadurch kann man die eingetragenen Informationen prüfen und sehen, wie sie für den Kunden aussehen würden.